Jau kuris laikas PVM sąskaitoms faktūroms nėra reikalavimo jų pasirašyti. Daugelis sąskaitas faktūras siunčia elektroniniu paštu, per specializuotas apsikeitimo sistemas arba parsisiunčia iš tiekėjų savitarnos portalo.
Elektroninių PVM sąskaitų faktūrų (toliau e-sąskaitos) išrašymą, siuntimą ir saugojimą reglamentuoja Lietuvos Respublikos Pridėtinės vertės mokesčio įstatymas (toliau PVMĮ). Iki 2013 metų elektroninėms sąskaitoms faktūroms išrašyti ir/ar gauti reikėjo vadovautis Valstybinės mokesčių inspekcijos prie Lietuvos Respublikos finansų ministerijos (toliau VMI) 2004 m. balandžio 30 d. įsakymu Nr. VA-82 patvirtintomis Elektroninių pridėtinės vertės mokesčio sąskaitų faktūrų išrašymo, išsiuntimo ir saugojimo taisyklėmis (toliau taisyklės). Šiomis taisyklėmis buvo nustatytos techninės priemonės e-sąskaitų autentiškumui ir vientisumui užtikrinti: elektroninis parašas arba specializuota programinė įranga atitinkanti UN/EDIFACT (ISO 9735) standartus. Iki 2013 metų elektroniniu paštu siunčiamos e-sąskaitos neatitiko taisyklių reikalavimų, todėl negalėjo būti laikomos el. PVM sąskaitomis faktūromis nes nebuvo neužtikrinamas PVM sąskaitų faktūrų autentiškumas ir turinio vientisumas. Dėl to tokios PVM sąskaitos faktūros buvo laikomos popierinėmis PVM sąskaitomis faktūromis ir turėjo būti saugomos popierine forma. Todėl asmens el. paštu išsiųstą PVM sąskaitą faktūrą pirkėjas turėjo spausdinti ir saugoti kartu su kitomis popierinėmis PVM sąskaitomis faktūromis.
Tačiau siekiant supaprastinti el. PVM sąskaitų faktūrų naudojimą ir jas suvienodinti su popierinėmis PVM sąskaitomis faktūromis ir atsižvelgiant į 2010 m. liepos 13 d. Tarybos direktyvos 2010/45/ES įgyvendinimą, nuo 2013 metų įsigaliojo naujos PVMĮ nuostatos, susijusios su el. PVM sąskaitų faktūrų išrašymu. Nuo 2013 metų sausio 1d. pagal PVMĮ 79 str. 11 d. nuostatas PVM sąskaitos faktūros kilmės autentiškumą, turinio vientisumą ir įskaitomumą asmuo gali užtikrinti bet kokiomis verslo kontrolės priemonėmis, kuriomis sudaroma galimybė patikimai patikrinti PVM sąskaitos faktūros ir ja įforminto prekių tiekimo arba paslaugų teikimo sąryšį. O Lietuvos Respublikos finansų ministerijos (toliau VMI) 2004 m. balandžio 30 d. įsakymu Nr. VA-82 patvirtintomis Elektroninių pridėtinės vertės mokesčio sąskaitų faktūrų išrašymo, išsiuntimo ir saugojimo taisyklės nuo 2013 metų sausio 1d. netenka galios. Taigi, nuo 2013 metų nėra reikalaujama taikyti kokios nors konkrečios el. PVM sąskaitų faktūrų išrašymo technologijos. Tiesa, el. PVM sąskaitų faktūrų autentiškumą ir vientisumą galima užtikrinti ir taikant apsikeitimo elektroniniais duomenimis ir saugaus elektroninio parašo technologijas, tačiau šis reikalavimas jau nėra privalomas. Elektroninė PVM sąskaita faktūra gali būti naudojama tik tuo atveju, kai yra išankstinis pirkėjo sutikimas.
Vadinasi įprastinė PVM sąskaita faktūra, siunčiama el. paštu, jau gali būti laikoma el. PVM sąskaita faktūra ir vertinama taip pat, kaip ir popierinė PVM sąskaita faktūra. Ir spausdinti elektroniniu būdu gautos sąskaitos jau nebereikia. Tuo tarpu Pridėtinės vertės mokesčio įstatymo 78 straipsnio (Apskaita ir dokumentų saugojimas) 7 dalis sako, kad: „Apmokestinamieji asmenys privalo saugoti dokumentus tokios formos (rašytinės ar elektroninės), kokios jie buvo išsiųsti ar pateikti, ir užtikrinti, kad per visą dokumentų saugojimo laikotarpį būtų išlaikytas PVM sąskaitų faktūrų kilmės autentiškumas ir turinio vientisumas …“
2016 metų gegužės 25 dieną LBAA kreipėsi į valstybinę mokesčių inspekciją su klausimu ar elektroniniu būdu parengta ir išsiųsta PVM sąskaita faktūra privalo būti saugoma elektroniniu būdu? Ar vietoje elektroninės formos galima saugoti popierinę PVM sąskaitos faktūros kopiją, jei ji buvo išsiųsta tik elektronine forma? 2016 metų birželio 23 dieną VMI atsakė (rašto Nr. (32.39-PVM) RM-18246), jei sąskaita yra elektroninės formos, ji privalo būti saugoma elektroninėje formoje, popierinė dokumento forma yra netinkamas dokumentas VMI tikrinimo metu.
Nors šiandienos daugelyje įmonių ir toliau laikomasi senos tvarkos, visos sąskaitos, net ir elektroninės, yra spausdinamos ir saugomos segtuvuose, tačiau elektronines sąskaitas, taip kaip jas apibrėžia PVMĮ nuostatos, saugoti reikia elektroniniame registre. Spausdinti šių dokumentų nėra prasmės, nes saugojimui tai netinka. Sąskaitas faktūras reikia saugoti 10 metų, taip pat ir elektronine forma, ir užtikrinti, kad mokesčių administratoriui paprašius būtų suteikta prieiga prie elektroninėse priemonėse esančių duomenų.
LBAA informacinių technologijų darbo grupės ir BSS IT įmonės vadovas Nerijus Jankauskas sako, kad sąskaitų spausdinimas yra susiformavęs įprotis, nes buhalteriui patogiau atsispausdinus ir pasidėjus lapą šalia, suvesti duomenis į buhalterinę programą. Tačiau tai tik įpročio klausimas, todėl siūlo pabandyti dirbti su dviem monitoriais. Viename ekrane matysite sąskaitą, o kitame vesite duomenis į buhalterinę programą. Privalumas prieš spausdintą dokumentą bus tas, kad vedant duomenis, juos tiesiog bus galima nukopijuoti ir įkelti į programą, taip ženkliai mažėja tikimybė suvedimo metu padaryti klaidų, tarkim, suvedant banko sąskaitos numerį, kuris susideda iš 30 simbolių.
Nerijus Jankauskas pasakoja, kad į BSS IT kreipėsi klientas, buhalterinės apskaitos paslaugas teikianti įmonė, dėl sąskaitų archyvavimo. Kaune veikianti įmonė susidūrė su situacija kai patikrinimo metu VMI administratorius paprašė originalių elektroninių sąskaitų faktūrų už TEO paslaugas. Kaip ir daugelis kitų įmonių, pastaroji su TEO buvo sudariusi savitarnos svetainės „MANO TEO“ sutartį, kurioje yra formuluotė, kad„Naudodamasis MANO TEO Klientas sutinka elektroniniu būdu gauti visas sąskaitas, prilyginamas popierinėms sąskaitoms, už TEO suteiktas paslaugas ir atsisako popierinių sąskaitų siuntimo paštu“. Žodžiu buvo pasakyta, kad neradus elektroninių originalų gali tekti išimti tas sąskaitas iš sąnaudų. VMI tikrintos įmonės darbuotojai skyrė daug laiko ir išrinko elektroniniu paštu gautas sąskaitas tad jokių mokestinių pasekmių įmonei nekilo. Galbūt tai pernelyg uolus mokesčių administratorius, tačiau ar galima remtis į žmoniškumą, kai įstatyme parašyta juodu ant balto. BSS IT įmonės vadovas Nerijus Jankauskas kviečia pasidomėti specializuotomis dokumentų valdymo sistemomis, kurios leistų patogiai registruoti, saugoti ir pagal poreikį pateikti mokesčių administratoriui reikalingus dokumentus elektronine forma.
LBAA IT darbo grupės vadovas
Nerijus Jankauskas
